En el mundo empresarial actual, los KPIs (Indicadores de Desempeño Clave) son la brújula que guía a las empresas hacia el éxito. Como consultor, me he enfrentado a un desafío de desarrollar un sistema de KPI, hablando de un caso en particular, se debió crear un Sistema accesible para todos los líderes dentro de una organización, me embarqué en la misión para crear una solución fluida que no solo cumpliera con el criterio de simplicidad, sino que también ofreciera una propuesta visual estilo semáforo y de gráficos.

Comprendiendo el Desafío:

La tarea era crear un sistema de KPI que residiera en un archivo Excel fácil de usar. Este archivo debía ser accesible para todos en la oficina al mismo tiempo que evitara alteraciones por parte del personal de la empresa. El objetivo era proporcionar resultados mensuales que fueran tanto comprensivos como fácilmente interpretables, fomentando una comprensión simplificada de las métricas de rendimiento.

El Proceso de Consulta:

El viaje comenzó con extensas consultas, adentrándonos en las necesidades específicas del cliente y comprendiendo el panorama existente de las mediciones. A través de discusiones colaborativas, se identificaron áreas clave para mejorar y proponer un conjunto de nuevos indicadores y medidas que se alinearían mejor con los objetivos organizacionales.

Traduciendo Ideas en Acción:

Con las nuevas medidas aprobadas por los propietarios, el siguiente paso implicó traducir estas ideas en herramientas prácticas. Trabajé estrechamente con los empleados, brindando sesiones de capacitación para garantizar una transición sin contratiempos al sistema de KPI actualizado. Este enfoque práctico fue fundamental para fomentar un sentido de propiedad y comprensión entre el equipo.

La Solución usando Office:

El corazón de la solución residía en el desarrollo de un archivo Excel personalizado. Este archivo no solo consolidaba todos los KPI, sino que también los presentaba de una manera visualmente atractiva. El diseño priorizó la simplicidad, asegurando que incluso aquellos no familiarizados con funciones complejas de Excel pudieran navegar fácilmente por el archivo. Para mejorar aún más la accesibilidad, se implementaron medidas para evitar cambios inadvertidos en el documento, manteniendo la integridad de los datos.

Dichas medidas fueron la implementación de un Formulario, combinado con el uso de Power Automate, generando un flujo que permita llenar el archivo Excel mediante el Formulario, notificando a un responsable y reduciendo el margen de error en el llenado de dicho archivo.

Visualizando el Éxito:

El archivo de Excel sirvió como centro para los resultados mensuales, ofreciendo tanto una visión general como desgloses detallados por departamento. La representación visual de los datos facilitó la comprensión rápida durante las reuniones mensuales, capacitando a los líderes para tomar decisiones informadas basadas en información en tiempo real.

Conclusión:

Al superar el desafío de desarrollar un sistema de KPI accesible y eficiente, la solución no fue simplemente un archivo de Excel, sino una transformación del enfoque de la organización hacia las métricas de rendimiento. Al combinar consultas reflexivas, estrategias innovadoras de medición y una interfaz Excel fácil de usar, creamos una solución que empoderó a cada departamento para contribuir de manera significativa al éxito de la empresa.

En el siempre cambiante panorama empresarial, los KPI efectivos no son solo números en una hoja de cálculo; son las luces guía que iluminan el camino hacia la mejora continua y el éxito.